سياسة توجيه مبلغ التبرع إلى مشروع آخر جمعية قطرة مقدمة: تلتزم الجمعية باحترام رغبة المتبرعين وتوجيه التبرعات إلى الأغراض والمشروعات التي خصصت لها، متى كان ذلك ممكناً ومتوافقاً مع أهداف الجمعية وأنظمتها وسياساتها. وتوضح هذه السياسة الإجراءات والضوابط التي يتم اتباعها عند الحاجة إلى إعادة توجيه مبلغ تبرع من مشروع إلى مشروع آخر، بما يحقق الشفافية، ويحفظ حقوق المتبرعين، ويضمن استخدام الموارد في أوجهها الخيرية المناسبة. المادة الأولى: الهدف من السياسة تهدف هذه السياسة إلى: 1. تنظيم آلية التعامل مع التبرعات المخصصة لمشروعات محددة. 2. توضيح الحالات التي يجوز فيها توجيه مبلغ التبرع إلى مشروع آخر. 3. ضمان احترام رغبة المتبرع قدر الإمكان. 4. تعزيز الشفافية والتوثيق في قرارات إعادة التوجيه. 5. منع استخدام التبرعات في أغراض لا تتفق مع أهداف الجمعية. 6. تحديد صلاحيات الاعتماد والمسؤوليات المرتبطة بإعادة التوجيه. 7. حماية الجمعية من أي التباس أو مخالفة في إدارة التبرعات المخصصة. المادة الثانية: نطاق التطبيق تسري هذه السياسة على جميع التبرعات المخصصة لمشروعات أو برامج أو مبادرات محددة داخل الجمعية، سواء كانت التبرعات نقدية أو عينية أو إلكترونية، وسواء وردت عبر الحسابات البنكية أو المنصات أو القنوات المعتمدة للجمعية. المادة الثالثة: المبادئ العامة تلتزم الجمعية عند التعامل مع التبرعات المخصصة بالمبادئ الآتية: 1. الأصل أن يستخدم التبرع في الغرض الذي خصصه له المتبرع. 2. لا يتم توجيه التبرع إلى مشروع آخر إلا عند وجود مبرر واضح. 3. يجب توثيق سبب إعادة التوجيه والقرار المعتمد. 4. يجب أن يكون المشروع البديل متوافقاً مع أهداف الجمعية. 5. يجب مراعاة مصلحة المستفيدين وحسن استخدام الموارد. 6. يجب المحافظة على الشفافية في التعامل مع المتبرعين. 7. يجب حفظ السجلات والمستندات المؤيدة لقرار إعادة التوجيه. المادة الرابعة: الحالات التي يجوز فيها إعادة توجيه التبرع يجوز للجمعية النظر في توجيه مبلغ التبرع إلى مشروع آخر في الحالات الآتية: 1. اكتمال احتياج المشروع الأصلي وعدم الحاجة إلى مبالغ إضافية. 2. تعذر تنفيذ المشروع الأصلي لأسباب نظامية أو تشغيلية أو مالية. 3. توقف المشروع أو تأجيله لمدة طويلة تؤثر على الاستفادة من التبرع. 4. وجود مشروع آخر أكثر احتياجاً ويقع ضمن أهداف الجمعية. 5. ورود التبرع دون تحديد دقيق للمشروع المقصود مع وجود تشابه بين المشروعات. 6. وجود خطأ إداري أو تقني في تصنيف التبرع. 7. وجود توجيه أو اعتماد من صاحب الصلاحية وفق الأنظمة والسياسات المعتمدة. 8. أي حالة أخرى تقتضيها مصلحة المستفيدين وتوافق عليها الجهة المختصة داخل الجمعية. المادة الخامسة: الحالات التي لا يجوز فيها إعادة التوجيه لا يجوز إعادة توجيه التبرع في الحالات الآتية: 1. إذا كان المتبرع قد اشترط صراحة عدم توجيه التبرع إلى غير المشروع المحدد. 2. إذا كان المشروع البديل لا يتوافق مع أهداف الجمعية أو أنظمتها. 3. إذا كان التوجيه الجديد يخالف الأنظمة أو التعليمات أو شروط التبرع. 4. إذا كان التبرع مرتبطاً باتفاقية أو التزام محدد يمنع إعادة التوجيه. 5. إذا كان قرار إعادة التوجيه غير موثق أو غير معتمد من صاحب الصلاحية. المادة السادسة: إجراءات إعادة توجيه التبرع عند الحاجة إلى إعادة توجيه مبلغ تبرع إلى مشروع آخر، تتبع الجمعية الإجراءات الآتية: 1. حصر التبرع أو المبلغ المراد إعادة توجيهه. 2. تحديد المشروع الأصلي والمشروع البديل. 3. توثيق سبب إعادة التوجيه بشكل واضح. 4. التأكد من أن المشروع البديل يقع ضمن أهداف الجمعية وبرامجها المعتمدة. 5. مراجعة أي شروط مرتبطة بالتبرع أو رغبة المتبرع. 6. أخذ موافقة صاحب الصلاحية وفق اللوائح الداخلية. 7. حفظ المستندات والموافقات ضمن سجلات الحوكمة أو المالية. 8. تحديث السجلات المالية أو الإدارية بما يعكس التوجيه الجديد. 9. إشعار المتبرع عند الحاجة أو عندما تكون السياسة أو طبيعة التبرع تستدعي ذلك. 10. متابعة استخدام المبلغ في المشروع البديل وفق الإجراءات المعتمدة. المادة السابعة: إشعار المتبرع تراعي الجمعية الشفافية مع المتبرع عند إعادة توجيه التبرع، ويجوز إشعاره في الحالات الآتية: 1. إذا كان التبرع مخصصاً بشكل واضح لمشروع معين. 2. إذا تعذر تنفيذ المشروع الأصلي. 3. إذا اشترط المتبرع متابعة استخدام التبرع. 4. إذا قررت الجمعية أن الإشعار يعزز الشفافية والثقة. ويكون الإشعار، عند الحاجة، بأسلوب واضح ومهني، مع بيان سبب إعادة التوجيه والمشروع البديل، دون إفشاء معلومات لا يلزم الإفصاح عنها. المادة الثامنة: التوثيق وحفظ السجلات تلتزم الجمعية بتوثيق جميع حالات إعادة توجيه التبرعات، ويشمل ذلك: 1. بيانات التبرع. 2. اسم المشروع الأصلي. 3. اسم المشروع البديل. 4. سبب إعادة التوجيه. 5. تاريخ القرار. 6. صاحب الصلاحية الذي اعتمد القرار. 7. أي مراسلات أو مستندات ذات علاقة. 8. أثر التوجيه على السجلات المالية أو تقارير المشروع. المادة التاسعة: الصلاحيات والاعتماد لا يتم توجيه مبلغ التبرع إلى مشروع آخر إلا بعد اعتماد صاحب الصلاحية وفق الهيكل الإداري والمالي المعتمد في الجمعية. ويجب أن تتناسب صلاحية الاعتماد مع قيمة التبرع وطبيعة المشروع وأثر القرار. المادة العاشرة: مسؤوليات الإدارة التنفيذية تتولى الإدارة التنفيذية: 1. مراجعة الحالات التي تستدعي إعادة توجيه التبرع. 2. التحقق من سلامة المبررات والمستندات. 3. التنسيق مع الإدارة المالية أو الجهة المختصة. 4. رفع التوصية لصاحب الصلاحية. 5. حفظ السجلات والموافقات. 6. متابعة تنفيذ قرار إعادة التوجيه. المادة الحادية عشرة: مسؤوليات الإدارة المالية تتولى الإدارة المالية أو الجهة المكلفة بالشؤون المالية: 1. التحقق من بيانات التبرع والمشروع الأصلي. 2. تحديث السجلات المالية عند اعتماد إعادة التوجيه. 3. حفظ المستندات المؤيدة. 4. التأكد من أن الصرف يتم وفق المشروع البديل المعتمد. 5. تزويد الإدارة التنفيذية بأي تقارير أو بيانات لازمة. المادة الثانية عشرة: مسؤوليات جمع التبرعات والتواصل تتولى الجهة المختصة بجمع التبرعات أو التواصل مع المتبرعين: 1. التأكد من وضوح رسائل جمع التبرعات. 2. توثيق رغبات المتبرعين المرتبطة بالتخصيص. 3. التنسيق مع الإدارة التنفيذية عند الحاجة لإشعار المتبرع. 4. عدم تقديم وعود أو التزامات لا تتوافق مع سياسات الجمعية. 5. المحافظة على ثقة المتبرعين وشفافية التواصل. المادة الثالثة عشرة: العلاقة بسياسة جمع التبرعات تعد هذه السياسة مكملة لسياسة جمع التبرعات، ويجب تفسيرها وتطبيقها بما لا يتعارض مع ضوابط استقبال التبرعات وتوثيقها وحماية بيانات المتبرعين وسياسات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. المادة الرابعة عشرة: المراجعة والتحديث تراجع هذه السياسة دورياً أو عند الحاجة، ويجوز تعديلها بقرار من صاحب الصلاحية في الجمعية بما يتوافق مع الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة. أحكام ختامية: 1. يعمل بهذه السياسة من تاريخ اعتمادها. 2. تعد هذه السياسة جزءاً من منظومة الحوكمة والشفافية وإدارة التبرعات في الجمعية. 3. كل ما لم يرد به نص في هذه السياسة يرجع فيه إلى الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة لدى الجمعية. 4. لا تعفي هذه السياسة أي مسؤول أو موظف من الالتزام بالصلاحيات والإجراءات المالية والإدارية المعتمدة. بيانات الاعتماد: اسم الجمعية: جمعية قطرة رقم الترخيص: 1000643300 المدينة: حائل تاريخ الاعتماد: {{10-9-2024 }} رئيس مجلس الإدارة: أحمد دحيم عوض الرشيدي