سياسة حفظ السجلات والوثائق وإتلافها جمعية قطرة مقدمة: تلتزم الجمعية بحفظ سجلاتها ووثائقها بطريقة منظمة وآمنة تضمن سهولة الرجوع إليها، وتحافظ على سرية المعلومات، وتدعم متطلبات الحوكمة والشفافية والمساءلة. كما تهدف هذه السياسة إلى تنظيم آلية حفظ الوثائق الورقية والإلكترونية، وتحديد مدد الاحتفاظ بها، وضوابط الوصول إليها، وإجراءات إتلافها عند انتهاء الحاجة النظامية أو الإدارية إليها. المادة الأولى: الهدف من السياسة تهدف هذه السياسة إلى: 1. تنظيم حفظ السجلات والوثائق الورقية والإلكترونية داخل الجمعية. 2. تحديد مسؤوليات الأرشفة والحفظ والإتلاف. 3. حماية الوثائق من الفقد أو التلف أو الوصول غير المصرح به. 4. تسهيل الرجوع إلى الوثائق عند الحاجة. 5. دعم متطلبات الحوكمة والرقابة الداخلية. 6. حماية بيانات المتبرعين والمستفيدين والعاملين والمتطوعين. 7. تحديد آلية إتلاف الوثائق التي انتهت الحاجة إليها وفق الصلاحيات المعتمدة. المادة الثانية: نطاق التطبيق تسري هذه السياسة على جميع السجلات والوثائق التي تنشئها الجمعية أو تستلمها أو تحفظها، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، وتشمل وثائق الحوكمة، والوثائق المالية، وسجلات التبرعات، وبيانات المستفيدين، وملفات الموظفين والمتطوعين، ومحاضر الاجتماعات، والعقود، والمراسلات، والتقارير، وأي مستندات أخرى مرتبطة بأعمال الجمعية. المادة الثالثة: أنواع السجلات والوثائق تشمل الوثائق والسجلات التي تحتفظ بها الجمعية ما يلي: 1. الوثائق النظامية والرسمية، مثل الترخيص واللائحة الأساسية وشهادات التسجيل. 2. محاضر اجتماعات مجلس الإدارة واللجان والجمعية العمومية. 3. السياسات واللوائح والإجراءات المعتمدة. 4. السجلات المالية والمحاسبية والفواتير والسندات. 5. سجلات التبرعات والمتبرعين والقنوات المالية. 6. ملفات المستفيدين وطلبات الدعم والمستندات المؤيدة. 7. ملفات الموظفين والمتطوعين والعقود والقرارات الإدارية. 8. عقود الموردين والشركاء ومراسلات التعاقد والمشتريات. 9. تقارير الحوكمة والامتثال والمراجعة الداخلية. 10. سجلات البلاغات والملاحظات وحالات الاشتباه، إن وجدت. 11. أي وثائق أخرى ترى الجمعية ضرورة حفظها. المادة الرابعة: مبادئ حفظ السجلات والوثائق تلتزم الجمعية عند حفظ السجلات والوثائق بالمبادئ الآتية: 1. التنظيم والتصنيف الواضح للوثائق. 2. حفظ الوثائق في أماكن أو أنظمة آمنة. 3. قصر الاطلاع على الوثائق الحساسة على أصحاب الصلاحية. 4. حماية البيانات الشخصية والمالية. 5. توثيق النسخ المعتمدة من الوثائق المهمة. 6. منع التعديل أو الحذف أو الإتلاف دون صلاحية. 7. حفظ الوثائق للمدة المناسبة بحسب طبيعتها وأهميتها. 8. إتلاف الوثائق المنتهية بطريقة آمنة وموثقة عند الحاجة. المادة الخامسة: تصنيف الوثائق تصنف وثائق الجمعية بحسب أهميتها وحساسيتها إلى: 1. وثائق دائمة: وهي الوثائق التي يجب حفظها بشكل دائم أو طويل الأجل، مثل الترخيص، واللائحة الأساسية، ومحاضر مجلس الإدارة، والقرارات الجوهرية، والتقارير المالية المعتمدة. 2. وثائق مالية: وتشمل القيود والسندات والفواتير والتقارير المالية والميزانيات والمستندات المؤيدة للإيرادات والمصروفات. 3. وثائق تشغيلية وإدارية: وتشمل العقود والمراسلات والقرارات الإدارية وملفات الموظفين والمتطوعين وسجلات البرامج والمشروعات. 4. وثائق حساسة أو سرية: وتشمل بيانات المستفيدين، وبيانات المتبرعين، وسجلات الاشتباه، والبلاغات، وأي مستند يتضمن بيانات شخصية أو مالية أو معلومات داخلية غير مخصصة للنشر. 5. وثائق عامة: وتشمل الوثائق المنشورة أو المعدة للإفصاح العام، مثل بعض السياسات والتقارير العامة وصفحات الحوكمة. المادة السادسة: مدد الاحتفاظ بالوثائق تحدد الجمعية مدد الاحتفاظ بالوثائق وفق الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة وطبيعة كل وثيقة، ويسترشد بالآتي: 1. الوثائق التأسيسية والرسمية: تحفظ بشكل دائم. 2. محاضر مجلس الإدارة والجمعية العمومية واللجان: تحفظ بشكل دائم أو لمدة طويلة وفق الحاجة. 3. التقارير المالية المعتمدة: تحفظ بشكل دائم أو وفق المتطلبات النظامية. 4. السجلات المالية والمحاسبية والفواتير والسندات: تحفظ للمدة التي تقررها الأنظمة والسياسات المالية. 5. ملفات المستفيدين: تحفظ للمدة اللازمة لتقديم الخدمة والمتابعة والرقابة. 6. بيانات المتبرعين وسجلات التبرعات: تحفظ للمدة اللازمة للتوثيق والالتزام والرجوع. 7. ملفات الموظفين والمتطوعين: تحفظ أثناء العلاقة ولمدة مناسبة بعد انتهائها وفق الحاجة النظامية والإدارية. 8. المراسلات والوثائق التشغيلية: تحفظ حسب أهميتها والحاجة إليها. 9. سجلات الاشتباه أو البلاغات الحساسة: تحفظ بسرية ووفق المتطلبات النظامية والسياسات المعتمدة. المادة السابعة: حفظ الوثائق الورقية تلتزم الجمعية عند حفظ الوثائق الورقية بما يلي: 1. حفظ الوثائق في ملفات أو خزائن أو أماكن مخصصة. 2. ترتيب الوثائق حسب التصنيف والتاريخ والموضوع. 3. حماية الوثائق من التلف أو الرطوبة أو الفقد. 4. قصر الوصول إلى الملفات الحساسة على الأشخاص المخولين. 5. توثيق إخراج أو استعارة الوثائق المهمة عند الحاجة. 6. منع نسخ الوثائق الحساسة أو تصويرها إلا وفق الصلاحيات المعتمدة. المادة الثامنة: حفظ الوثائق الإلكترونية تلتزم الجمعية عند حفظ الوثائق الإلكترونية بما يلي: 1. حفظ الوثائق في أنظمة أو مجلدات منظمة ومحمية. 2. استخدام أسماء ملفات واضحة تسهل البحث والرجوع. 3. تقييد صلاحيات الوصول للملفات الحساسة. 4. تجنب حفظ الوثائق الرسمية في أجهزة شخصية غير معتمدة. 5. عمل نسخ احتياطية للوثائق المهمة عند الحاجة. 6. حماية الحسابات بكلمات مرور مناسبة. 7. منع مشاركة الملفات الحساسة عبر قنوات غير رسمية. المادة التاسعة: صلاحيات الوصول إلى الوثائق يتم تنظيم صلاحيات الوصول إلى الوثائق وفق الآتي: 1. تمنح الصلاحيات حسب طبيعة العمل والحاجة الفعلية. 2. لا يجوز الاطلاع على وثائق المستفيدين أو المتبرعين إلا للمختصين. 3. لا يجوز مشاركة الوثائق المالية أو السرية إلا بموافقة صاحب الصلاحية. 4. تلغى الصلاحيات عند انتهاء العلاقة الوظيفية أو التعاقدية. 5. تراجع الصلاحيات دورياً عند الحاجة. 6. يلتزم كل من يطلع على الوثائق بالمحافظة على سريتها. المادة العاشرة: النسخ الاحتياطي تعمل الجمعية على حفظ نسخ احتياطية من الوثائق الإلكترونية المهمة وفق الإمكانات المتاحة والسياسات التقنية المعتمدة، ويراعى في ذلك: 1. تحديد الوثائق والبيانات المهمة التي تحتاج إلى نسخ احتياطي. 2. حفظ النسخ الاحتياطية في مكان أو نظام آمن. 3. اختبار إمكانية الرجوع إلى النسخ عند الحاجة. 4. حماية النسخ الاحتياطية من الوصول غير المصرح به. 5. عدم الاحتفاظ بنسخ غير لازمة من الوثائق الحساسة. المادة الحادية عشرة: إتلاف الوثائق لا يجوز إتلاف أي وثيقة أو سجل إلا بعد انتهاء مدة الاحتفاظ أو انتفاء الحاجة إليها، وبعد الحصول على موافقة صاحب الصلاحية وفق الإجراءات المعتمدة. ويجب أن يتم الإتلاف بطريقة آمنة تراعي سرية المعلومات وحماية البيانات. المادة الثانية عشرة: إجراءات إتلاف الوثائق عند الحاجة إلى إتلاف وثائق أو سجلات، تتبع الإجراءات الآتية: 1. حصر الوثائق المراد إتلافها. 2. التأكد من انتهاء الحاجة النظامية أو الإدارية إليها. 3. مراجعة الوثائق للتأكد من عدم ارتباطها بقضية أو مطالبة أو مراجعة قائمة. 4. الحصول على موافقة صاحب الصلاحية. 5. إتلاف الوثائق الورقية بطريقة تمنع إعادة استخدامها أو الاطلاع عليها. 6. حذف الوثائق الإلكترونية بطريقة آمنة قدر الإمكان. 7. توثيق عملية الإتلاف في سجل خاص. 8. حفظ محضر أو بيان الإتلاف عند الحاجة. المادة الثالثة عشرة: سجل إتلاف الوثائق تحتفظ الجمعية بسجل داخلي لعمليات إتلاف الوثائق، ويشمل عند الحاجة: 1. اسم الوثيقة أو نوعها. 2. تاريخ الوثيقة أو الفترة التي تخصها. 3. سبب الإتلاف. 4. تاريخ الإتلاف. 5. طريقة الإتلاف. 6. اسم المسؤول عن الإتلاف. 7. اعتماد صاحب الصلاحية. 8. أي ملاحظات ذات علاقة. المادة الرابعة عشرة: الوثائق التي لا يجوز إتلافها لا يجوز إتلاف الوثائق الآتية إلا وفق الأنظمة والتعليمات وبعد موافقة صاحب الصلاحية: 1. الوثائق التأسيسية والرسمية للجمعية. 2. محاضر مجلس الإدارة والجمعية العمومية. 3. التقارير المالية المعتمدة. 4. الوثائق المرتبطة بقضايا أو مطالبات أو مراجعات قائمة. 5. الوثائق التي تتضمن التزامات مالية أو تعاقدية لم تنته آثارها. 6. سجلات الاشتباه أو البلاغات أو المراجعات الحساسة قبل انتهاء المدة النظامية أو الإدارية اللازمة. 7. أي وثيقة يقرر مجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية حفظها لمدة أطول. المادة الخامسة عشرة: مسؤوليات مجلس الإدارة يتولى مجلس الإدارة أو من يفوضه: 1. اعتماد هذه السياسة وأي تحديثات لاحقة عليها. 2. متابعة الالتزام العام بحفظ الوثائق المهمة. 3. اعتماد إتلاف الوثائق الجوهرية أو الحساسة عند الحاجة. 4. دعم تطبيق الرقابة الداخلية المرتبطة بالسجلات والوثائق. المادة السادسة عشرة: مسؤوليات الإدارة التنفيذية تتولى الإدارة التنفيذية: 1. تطبيق هذه السياسة داخل الجمعية. 2. تحديد المسؤول عن الأرشيف أو حفظ الوثائق. 3. تنظيم تصنيف الوثائق وسجلات الحفظ. 4. متابعة صلاحيات الوصول إلى الوثائق. 5. اعتماد أو رفع طلبات الإتلاف لصاحب الصلاحية. 6. معالجة أي فقد أو تلف أو إفشاء غير مصرح به للوثائق. المادة السابعة عشرة: مسؤوليات العاملين والمتطوعين يلتزم العاملون والمتطوعون بما يلي: 1. حفظ الوثائق التي تقع ضمن مسؤولياتهم بطريقة منظمة. 2. عدم إتلاف أو تعديل أو نقل أي وثيقة دون صلاحية. 3. المحافظة على سرية الوثائق والبيانات. 4. إعادة الوثائق أو الملفات عند انتهاء الحاجة إليها. 5. الإبلاغ عن أي فقد أو تلف أو وصول غير مصرح به. 6. عدم الاحتفاظ بنسخ شخصية من وثائق الجمعية بعد انتهاء الحاجة. المادة الثامنة عشرة: العلاقة بسياسة خصوصية البيانات تعد هذه السياسة مكملة لسياسة خصوصية البيانات، ويجب تطبيقها بما يضمن حماية بيانات المتبرعين والمستفيدين والعاملين والمتطوعين، وبما يمنع الوصول غير المصرح به أو الاستخدام غير المشروع للبيانات. المادة التاسعة عشرة: المراجعة والتحديث تراجع هذه السياسة دورياً أو عند الحاجة، ويجوز تعديلها بقرار من صاحب الصلاحية في الجمعية بما يتوافق مع الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة. أحكام ختامية: 1. يعمل بهذه السياسة من تاريخ اعتمادها. 2. تعد هذه السياسة جزءاً من منظومة الحوكمة والشفافية وحماية البيانات في الجمعية. 3. كل ما لم يرد به نص في هذه السياسة يرجع فيه إلى الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة لدى الجمعية. 4. لا تعفي هذه السياسة أي شخص من الالتزام بالمحافظة على الوثائق وسرية البيانات. بيانات الاعتماد: اسم الجمعية: جمعية قطرة رقم الترخيص: 1000643300 المدينة: حائل تاريخ الاعتماد: {{ 10-9-2024 }} رئيس مجلس الإدارة: أحمد دحيم عوض الرشيدي