سياسة إدارة المتطوعين جمعية قطرة مقدمة: تؤمن الجمعية بأهمية العمل التطوعي ودوره في دعم رسالتها وتحقيق أهدافها وخدمة المستفيدين والمجتمع. وتهدف هذه السياسة إلى تنظيم العلاقة بين الجمعية والمتطوعين، وتحديد ضوابط استقطابهم وقبولهم وتكليفهم وتدريبهم ومتابعتهم، بما يحفظ حقوق المتطوعين وواجباتهم، ويحمي المستفيدين والبيانات والموارد، ويعزز جودة العمل التطوعي داخل الجمعية. المادة الأولى: الهدف من السياسة تهدف هذه السياسة إلى: 1. تنظيم عملية استقطاب المتطوعين وقبولهم. 2. تحديد حقوق المتطوعين وواجباتهم. 3. توضيح آلية تكليف المتطوعين ومتابعة أدائهم. 4. حماية بيانات المتطوعين والمستفيدين والمتبرعين. 5. تعزيز الالتزام بالسرية والسلوك المهني. 6. رفع جودة العمل التطوعي داخل الجمعية. 7. الحد من المخاطر المرتبطة بالأعمال التطوعية. 8. توضيح مسؤوليات الجمعية ومسؤول التطوع والمتطوعين. المادة الثانية: نطاق التطبيق تسري هذه السياسة على جميع المتطوعين الذين يشاركون في برامج الجمعية أو أنشطتها أو مبادراتها، سواء كان التطوع حضورياً أو عن بعد، دائماً أو مؤقتاً، فردياً أو ضمن فريق، كما تسري على العاملين والمشرفين الذين يتعاملون مع المتطوعين أو يشرفون عليهم. المادة الثالثة: تعريف المتطوع المتطوع هو كل شخص يقدم جهده أو وقته أو خبرته أو مهارته للجمعية دون مقابل مالي ملزم، بهدف دعم أنشطة الجمعية وبرامجها وخدماتها، وفق الإجراءات والسياسات المعتمدة. المادة الرابعة: المبادئ العامة للعمل التطوعي تلتزم الجمعية في إدارة العمل التطوعي بالمبادئ الآتية: 1. وضوح المهام والمسؤوليات قبل بدء التطوع. 2. احترام كرامة المتطوع وحقوقه. 3. تحقيق المصلحة العامة ومصلحة المستفيدين. 4. الالتزام بالأنظمة والسياسات والتعليمات. 5. المحافظة على السرية وحماية البيانات. 6. عدم استغلال المتطوع أو تكليفه بما يخالف أهداف الجمعية. 7. توفير بيئة تطوعية آمنة ومنظمة. 8. تقييم العمل التطوعي وتحسينه بصورة مستمرة. المادة الخامسة: استقطاب المتطوعين تعمل الجمعية على استقطاب المتطوعين وفق احتياجها الفعلي، ويراعى في ذلك: 1. تحديد الفرص التطوعية بوضوح. 2. توضيح المهام المطلوبة والمهارات المناسبة. 3. تحديد مدة التطوع ومكانه وطبيعته. 4. توضيح الجهة المشرفة على المتطوع. 5. الإعلان عن الفرص التطوعية بطريقة مناسبة وشفافة. 6. عدم قبول متطوع في مهمة لا تتناسب مع قدراته أو قد تسبب ضرراً له أو للمستفيدين. المادة السادسة: قبول المتطوعين يتم قبول المتطوعين وفق ضوابط مناسبة لطبيعة الفرصة التطوعية، ومن ذلك: 1. تعبئة بيانات المتطوع الأساسية. 2. التحقق من ملاءمة المتطوع للمهمة المطلوبة. 3. توضيح حقوقه وواجباته قبل بدء العمل. 4. توقيع أي إقرار أو تعهد لازم عند الحاجة. 5. مراعاة خصوصية الأعمال التي تتطلب تعاملاً مع مستفيدين أو بيانات حساسة. 6. رفض أو إنهاء مشاركة أي متطوع لا تتوافق مشاركته مع مصلحة الجمعية أو سياساتها. المادة السابعة: حقوق المتطوع تلتزم الجمعية، قدر الإمكان، بحقوق المتطوع الآتية: 1. تعريفه برسالة الجمعية وأهدافها. 2. توضيح المهمة المطلوبة منه قبل تكليفه. 3. معاملته باحترام وتقدير. 4. تزويده بالإرشادات اللازمة لأداء المهمة. 5. عدم تكليفه بأعمال لا تتفق مع طبيعة الفرصة المعلنة إلا بموافقته. 6. المحافظة على بياناته الشخصية. 7. منحه إفادة أو شهادة مشاركة عند الحاجة ووفق ما تقرره الجمعية. 8. تمكينه من رفع الملاحظات أو البلاغات عبر القنوات المعتمدة. المادة الثامنة: واجبات المتطوع يلتزم المتطوع بما يلي: 1. الالتزام بسياسات الجمعية وتعليماتها. 2. أداء المهمة المكلف بها بأمانة ومسؤولية. 3. المحافظة على سرية المعلومات التي يطلع عليها. 4. احترام المستفيدين والمتبرعين والعاملين والمتطوعين الآخرين. 5. عدم استخدام اسم الجمعية أو شعارها أو مواردها دون إذن. 6. عدم جمع تبرعات أو استقبال أموال باسم الجمعية إلا بتكليف رسمي. 7. عدم نشر صور أو بيانات أو معلومات تخص الجمعية أو المستفيدين دون موافقة. 8. الإبلاغ عن أي مخالفة أو خطر أو واقعة تستدعي الانتباه. 9. إعادة أي عهدة أو ملفات أو أدوات عند انتهاء المهمة. 10. عدم استغلال التطوع لتحقيق مصلحة شخصية أو تجارية أو دعائية. المادة التاسعة: تكليف المتطوعين عند تكليف المتطوع بمهمة، يجب مراعاة الآتي: 1. تحديد المهمة المطلوبة بوضوح. 2. تحديد مدة التكليف ومكانه وطبيعته. 3. تحديد المسؤول أو المشرف المباشر. 4. توضيح حدود الصلاحيات الممنوحة للمتطوع. 5. توضيح ضوابط التعامل مع المستفيدين أو البيانات إن وجدت. 6. توثيق التكليف بالطريقة المناسبة حسب طبيعة المهمة. المادة العاشرة: التدريب والتوجيه تعمل الجمعية على توجيه المتطوعين قبل بدء المهمة، ويشمل ذلك عند الحاجة: 1. التعريف بالجمعية ورسالتها. 2. شرح المهمة والمسؤوليات. 3. توضيح ضوابط السرية وحماية البيانات. 4. شرح السلوك المهني المتوقع. 5. توضيح قنوات التواصل والإبلاغ. 6. تدريب المتطوعين على إجراءات السلامة أو التعامل مع المستفيدين متى كانت المهمة تستدعي ذلك. المادة الحادية عشرة: السلوك المهني للمتطوع يلتزم المتطوع بالسلوك المهني، ويشمل ذلك: 1. الاحترام واللباقة في التعامل. 2. الالتزام بالمواعيد والتعليمات. 3. عدم الإساءة أو التمييز أو التنمر. 4. عدم استغلال المستفيدين أو المتبرعين أو العاملين. 5. عدم الدخول في نقاشات أو تصرفات تضر بسمعة الجمعية. 6. عدم التصريح الإعلامي باسم الجمعية دون إذن. 7. عدم استخدام بيانات أو صور أو مستندات الجمعية لأغراض شخصية. المادة الثانية عشرة: حماية بيانات المتطوعين تلتزم الجمعية بحماية بيانات المتطوعين وفق سياسة خصوصية البيانات، ويشمل ذلك: 1. جمع البيانات اللازمة فقط لإدارة التطوع. 2. حفظ بيانات المتطوعين بطريقة آمنة. 3. قصر الاطلاع على بيانات المتطوعين على المختصين. 4. عدم مشاركة بيانات المتطوعين مع أطراف غير مخولة. 5. تحديث بيانات المتطوع عند الحاجة. 6. إتلاف أو أرشفة البيانات وفق سياسة حفظ السجلات والوثائق. المادة الثالثة عشرة: حماية بيانات المستفيدين والمتبرعين إذا اطلع المتطوع بحكم مهمته على بيانات مستفيدين أو متبرعين أو وثائق داخلية، فيلتزم بما يلي: 1. عدم إفشاء البيانات أو تداولها. 2. عدم تصوير أو نسخ أو نشر أي بيانات أو مستندات. 3. استخدام البيانات في حدود المهمة فقط. 4. إبلاغ المشرف عند وجود أي خطأ أو فقد أو تسريب محتمل. 5. الالتزام بسياسة خصوصية البيانات وسياسة حفظ السجلات والوثائق. المادة الرابعة عشرة: المتطوعون وجمع التبرعات لا يجوز للمتطوع جمع التبرعات أو استقبال الأموال أو تمثيل الجمعية في طلب الدعم المالي إلا بتكليف رسمي واضح من صاحب الصلاحية، مع الالتزام بسياسة جمع التبرعات وسياسات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. المادة الخامسة عشرة: المتطوعون وتعارض المصالح يلتزم المتطوع بالإفصاح عن أي علاقة أو مصلحة قد تؤثر على حياده أو على المهمة التطوعية المكلف بها، ويطبق على ذلك ما ورد في سياسة تعارض المصالح. المادة السادسة عشرة: المتطوعون والإبلاغ عن المخالفات يحق للمتطوع الإبلاغ عن أي مخالفة أو تجاوز أو خطر أو إساءة يطلع عليها أثناء مشاركته، ويتم التعامل مع البلاغ وفق سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات. المادة السابعة عشرة: السلامة والمسؤولية تسعى الجمعية إلى توفير بيئة آمنة للمتطوعين، ويراعى ما يلي: 1. عدم تكليف المتطوع بمهمة تنطوي على مخاطر غير مبررة. 2. توضيح تعليمات السلامة عند الحاجة. 3. إبلاغ المتطوع بأي مخاطر مرتبطة بالمهمة. 4. إيقاف المهمة عند وجود خطر على المتطوع أو المستفيدين. 5. توثيق أي حادث أو إصابة أو واقعة غير معتادة. 6. التعامل مع الحالات الطارئة وفق الإجراءات المعتمدة. المادة الثامنة عشرة: تقييم مشاركة المتطوع يجوز للجمعية تقييم مشاركة المتطوع وفق طبيعة المهمة، ويشمل ذلك: 1. مدى الالتزام بالتعليمات. 2. جودة تنفيذ المهمة. 3. التعاون مع الفريق والمشرف. 4. الالتزام بالسرية والسلوك المهني. 5. الملاحظات أو الشكاوى المرتبطة بالمهمة. 6. التوصية باستمرار المشاركة أو تعديلها أو إنهائها. المادة التاسعة عشرة: إنهاء أو إيقاف مشاركة المتطوع يجوز للجمعية إنهاء أو إيقاف مشاركة المتطوع في الحالات الآتية: 1. انتهاء المهمة أو البرنامج. 2. رغبة المتطوع في الانسحاب. 3. عدم الالتزام بالتعليمات أو المواعيد. 4. مخالفة سياسات الجمعية. 5. إفشاء معلومات سرية أو إساءة استخدام البيانات. 6. حدوث سلوك يضر بالمستفيدين أو الجمعية أو المتطوعين. 7. وجود تعارض مصالح غير مفصح عنه. 8. أي سبب آخر تراه الجمعية مناسباً لحماية العمل والمستفيدين. المادة العشرون: شهادات وإثباتات التطوع يجوز للجمعية إصدار شهادة أو إفادة تطوع عند الحاجة، ويراعى في ذلك: 1. أن يكون المتطوع قد شارك فعلياً في المهمة. 2. تحديد مدة المشاركة وطبيعة العمل عند الحاجة. 3. عدم إصدار شهادة تتضمن بيانات غير دقيقة. 4. اعتماد الشهادة من الجهة المخولة داخل الجمعية. المادة الحادية والعشرون: مسؤوليات مجلس الإدارة يتولى مجلس الإدارة أو من يفوضه: 1. اعتماد سياسة إدارة المتطوعين وأي تحديثات لاحقة عليها. 2. دعم برامج العمل التطوعي داخل الجمعية. 3. متابعة الالتزام العام بالسياسات ذات العلاقة. 4. النظر في الحالات الجوهرية أو المخالفات الكبرى عند الحاجة. المادة الثانية والعشرون: مسؤوليات الإدارة التنفيذية تتولى الإدارة التنفيذية: 1. تطبيق هذه السياسة داخل الجمعية. 2. تحديد مسؤول أو جهة لإدارة التطوع. 3. اعتماد الفرص التطوعية أو الإشراف عليها وفق الحاجة. 4. متابعة أداء المتطوعين والمشرفين. 5. معالجة المخالفات أو الحوادث المرتبطة بالتطوع. 6. حفظ سجلات المتطوعين وفق السياسات المعتمدة. المادة الثالثة والعشرون: مسؤوليات مسؤول التطوع يتولى مسؤول التطوع أو الجهة المكلفة: 1. استقبال بيانات المتطوعين وتنظيمها. 2. مواءمة المتطوعين مع الفرص المناسبة. 3. توجيه المتطوعين قبل بدء المهام. 4. متابعة تنفيذ الفرص التطوعية. 5. توثيق الحضور أو المشاركة عند الحاجة. 6. حفظ السجلات والتقارير المتعلقة بالتطوع. 7. رفع الملاحظات أو المخالفات للإدارة التنفيذية. المادة الرابعة والعشرون: المراجعة والتحديث تراجع هذه السياسة دورياً أو عند الحاجة، ويجوز تعديلها بقرار من صاحب الصلاحية في الجمعية بما يتوافق مع الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة. أحكام ختامية: 1. يعمل بهذه السياسة من تاريخ اعتمادها. 2. تعد هذه السياسة جزءاً من منظومة الحوكمة وإدارة الموارد البشرية والتطوعية في الجمعية. 3. كل ما لم يرد به نص في هذه السياسة يرجع فيه إلى الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة لدى الجمعية. 4. لا تعفي هذه السياسة أي متطوع أو مسؤول من الالتزام بالسرية والسلوك المهني وحماية بيانات المستفيدين والمتبرعين. بيانات الاعتماد: اسم الجمعية: جمعية قطرة رقم الترخيص: 1000643300 المدينة: حائل تاريخ الاعتماد: {{10-9-2024 }} رئيس مجلس الإدارة: أحمد دحيم عوض الرشيدي