لائحة إجراءات التعاقد والمشتريات جمعية قطرة مقدمة: تهدف هذه اللائحة إلى تنظيم إجراءات الشراء والتعاقد داخل الجمعية، وتوثيق خطوات تأمين الاحتياجات من المواد والخدمات والأعمال، بما يحقق الكفاءة والشفافية وحسن استخدام الموارد، وبما يتوافق مع الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة وسياسات الجمعية الداخلية. الباب الأول: أحكام عامة المادة الأولى: أهداف اللائحة تهدف هذه اللائحة إلى: 1. وضع إجراءات موثقة لعمليات الشراء والتعاقد. 2. التأكد من مطابقة الأصناف والخدمات الموردة للمتطلبات المحددة. 3. وضع معايير واضحة لاختيار الموردين. 4. تقييم الموردين المعتمدين بشكل دوري. 5. تعزيز الشفافية وتكافؤ الفرص في إجراءات الشراء. 6. تحقيق أفضل قيمة ممكنة للجمعية مع المحافظة على جودة الخدمات والمشتريات. المادة الثانية: نطاق التطبيق تسري أحكام هذه اللائحة على جميع عمليات الشراء والتعاقدات والأعمال والخدمات التي تتطلبها حاجة العمل في الجمعية، سواء كانت أصولاً ثابتة أو مستلزمات أو خدمات أو أعمالاً تشغيلية أو مشروعات. المادة الثالثة: مسؤولية إدارة المشتريات تعد إدارة المشتريات أو الجهة المكلفة بالشراء داخل الجمعية الجهة المسؤولة عن تنفيذ عمليات الشراء وتوفير احتياجات الجمعية، ومتابعة إجراءات التوريد حتى استلام الأصناف أو إتمام الأعمال المتعاقد عليها وفق الشروط المعتمدة. المادة الرابعة: الواجبات والمسؤوليات تتولى إدارة المشتريات أو الجهة المكلفة ما يلي: 1. تطبيق قواعد وسياسات الشراء والتوريد والتأجير على أنشطة الجمعية. 2. اتباع إجراءات الشراء المعتمدة والتقيد بها. 3. متابعة عمليات التوريد والاحتفاظ بسجلات منظمة. 4. المشاركة في استلام المواد واللوازم للتأكد من مطابقتها للمواصفات والكميات. 5. السعي للحصول على أفضل الأسعار وأفضل الأوقات المناسبة للشراء. 6. المحافظة على علاقات مهنية منظمة مع الموردين. 7. إعداد وتحديث سجلات الموردين. 8. دراسة أسعار التوريد بصفة دورية. 9. إعداد ومتابعة خطة الشراء السنوية. المادة الخامسة: سجل الموردين تعد الجمعية سجلاً للموردين المؤهلين للأصناف والخدمات التي تحتاجها، ويحدث السجل دورياً، ويراعى فيه قدرة المورد وكفاءته وسمعته والتزامه وجودة تعامله. المادة السادسة: منع تجزئة المشتريات لا يجوز تجزئة المشتريات أو الأعمال أو الخدمات بقصد تغيير طريقة الشراء أو التعاقد أو تجاوز الصلاحيات والإجراءات المعتمدة. المادة السابعة: حدود الاحتياج والميزانية يكون الشراء في حدود الاحتياج الفعلي للجمعية والاعتمادات المخصصة في الميزانية، وبما يراعي حدود التخزين المناسبة وعدم تجميد أموال الجمعية في مشتريات غير لازمة. المادة الثامنة: الالتزام بأحكام اللائحة يتعين على جميع العاملين المعنيين بعمليات الشراء الإلمام بأحكام هذه اللائحة، ولا يعد عدم الإلمام بها مبرراً لمخالفتها. المادة التاسعة: المبادئ الأساسية للشراء تراعي الجمعية في تأمين مشترياتها المبادئ الآتية: 1. العدالة والشفافية وتكافؤ الفرص. 2. إتاحة الفرصة للموردين المؤهلين للتعامل مع الجمعية. 3. توفير معلومات واضحة وموحدة عن الأعمال أو المشتريات المطلوبة. 4. الشراء بأسعار عادلة لا تزيد عن الأسعار السائدة. 5. قبول العروض وفق الشروط والمواصفات الموضوعية. 6. عدم قصر التعامل على موردين محددين دون مبرر. 7. توثيق جميع الإجراءات والموافقات والمستندات المؤيدة. الباب الثاني: طرق الشراء المادة العاشرة: خطة الشراء السنوية تعد الجهة المختصة بالشراء، بالتنسيق مع الإدارات المعنية، خطة شراء سنوية للجمعية قبل بداية السنة المالية أو في الوقت الذي تحدده الإدارة، وتهدف الخطة إلى تنظيم الاحتياجات، وتفادي تجميد الأموال، وتحقيق أفضل العروض والأسعار. المادة الحادية عشرة: طرق الشراء يتم الشراء بإحدى الطرق الآتية وفق طبيعة الاحتياج وقيمته: 1. الشراء بالأمر المباشر. 2. الشراء بالممارسة. 3. المناقصة المحدودة. 4. المناقصة العامة. المادة الثانية عشرة: الشراء بالأمر المباشر يقصد بالشراء بالأمر المباشر إتمام عملية الشراء بالتواصل المباشر مع مورد أو جهة محددة والتفاوض معها دون الحاجة إلى دعوة موردين آخرين، وذلك في الحالات التي تقرها صلاحيات الجمعية، مثل: 1. المشتريات ذات القيمة المحدودة وفق الحد المالي المعتمد. 2. وجود الصنف أو الخدمة لدى جهة واحدة. 3. الحاجة العاجلة التي لا تحتمل إجراءات أطول. 4. المشتريات البسيطة التي لا تتناسب قيمتها مع تكاليف المنافسة. 5. الأصناف أو المهمات المستحدثة بغرض التجربة أو الاختبار. المادة الثالثة عشرة: الشراء بالممارسة يقصد بالشراء بالممارسة إتمام عملية الشراء بعد التفاوض مع مجموعة من الموردين، وتستخدم هذه الطريقة عند الحاجة إلى المفاضلة بين عروض محدودة أو عند وجود طبيعة فنية أو زمنية تتطلب التفاوض المباشر. ويجب توثيق أسماء الموردين وأسس المفاضلة والتوصية النهائية. المادة الرابعة عشرة: الشراء بالمناقصة المحدودة المناقصة المحدودة هي دعوة عدد محدد من الموردين المؤهلين للمشاركة في تقديم العروض، ويراعى في اختيارهم الكفاءة والقدرة المالية والسمعة الحسنة، وتطبق عليها قواعد المنافسة المناسبة باستثناء ما يتعذر تطبيقه بحسب طبيعتها. المادة الخامسة عشرة: الشراء بالمناقصة العامة المناقصة العامة هي مجموعة إجراءات تهدف إلى دعوة الموردين المحتملين للمنافسة على تقديم أفضل الشروط والأسعار، ويجب أن تتضمن وثائقها وصفاً واضحاً للأعمال أو المشتريات، وشروط المنافسة، ومعايير التقييم، وطرق الدفع، وأي متطلبات أخرى لازمة. المادة السادسة عشرة: المهام التفصيلية لعملية الشراء تمر عملية الشراء بالخطوات الآتية: 1. استقبال طلب الشراء وفق النموذج المعتمد. 2. التأكد من استيفاء الطلب وتوقيع الجهة الطالبة. 3. التحقق من توفر الاعتماد المالي. 4. اعتماد الطلب من صاحب الصلاحية. 5. طلب العروض أو تنفيذ طريقة الشراء المناسبة. 6. دراسة العروض والمفاضلة بينها. 7. إصدار أمر الشراء أو إبرام العقد. 8. متابعة التوريد أو تنفيذ الخدمة. 9. استلام الأصناف أو الأعمال والتحقق من مطابقتها. 10. تسليم المستندات للإدارة المالية لاستكمال إجراءات الصرف. المادة السابعة عشرة: دورة الاعتماد المستندي عند الحاجة إلى اعتماد مستندي أو إجراء مالي خاص، يتم اتباع الضوابط المعتمدة لدى الجمعية، ويجب التأكد من سلامة إجراءات الشراء وقيمة الاعتماد والمستندات المؤيدة قبل استكمال الاعتماد أو الصرف. أحكام ختامية: 1. يعمل بهذه اللائحة من تاريخ اعتمادها من صاحب الصلاحية. 2. يحق لمجلس الإدارة أو من يفوضه تعديل هذه اللائحة متى دعت الحاجة. 3. كل ما لم يرد به نص في هذه اللائحة يرجع فيه إلى الأنظمة والتعليمات المعمول بها وسياسات الجمعية المعتمدة. 4. تعد هذه اللائحة جزءاً من منظومة الحوكمة والرقابة الداخلية في الجمعية. بيانات الاعتماد: اسم الجمعية: جمعية قطرة رقم الترخيص: 1000643300 المدينة: حائل تاريخ الاعتماد: {{10-9-2024 }} رئيس مجلس الإدارة: أحمد دحيم عوض الرشيدي